6大技巧，为6000+外贸企业解决文件管理难题
2023-07-07 11:35:20来源：软服之家
小张要离职了，她手里那么多供应商信息要是带到竞对那儿去就不妙了！
采购、仓库、财务各部门每天都有人找我要合同，我缺一个存放合同的共享云盘~
要报关了，工厂装箱资料、出口合同、出口商业发票、装箱单这些文件大家用五花八门的方式发给我，整理起来太容易出错了……
【资料图】
……
这些文件管理烦恼经常出现在外贸从业者的工作中。
凭借多年的外贸行业服务经验，360亿方云为外贸行业用户打造了一套企业云盘应用方案。帮助用户建立一个集中的文件管理协作平台，大力提升企业内外部的文件协作效率，并安全地管控企业的各类核心机密文件。
1
外贸行业文件管理难点
贸易行业业务涉及全球市场；业务环节众多且每个环节都需要大量沟通协调；流程复杂，涉及多种交易方式/支付方式、关税、运输方式等；要适应全球各地市场的需求变化，得快速调整生产计划、采购策略和销售战略。
因此文件安全存储、共享同步、协作编辑的需求强烈，现有的文件管理方式难以满足需求：
1
文件统一管理难
参与方众多，大量文件资料散落在各人手中，难以统一管理。
2
资料查找应用难
一个订单周期所需的资料往往要向很多人要，还存在资料遗失找不到的情况。
3
文件协作效率低
订单、合同等资料需要多环节多人异地跟进，缺乏统一的文件协作平台，效率低。
4
数据安全难保障
供应商、询价、客户等资料容易被离职员工带走，无法严格保障信息安全。
2
企业云盘助力业务安全高效开展
业务开展过程中，前期市场调研、客户需求沟通、合同草拟与签订，中期下单采购、供应商管理、产品设计与制作、货品清点、仓储管理，后期单证报关、发货、财务对账等全流程产生的文件资料统一安全存储在360亿方云企业云盘上。
国内各地的员工通过云盘进行文件共享、在线编辑协作、高效协同办公。
1
市场资料、供应商资料自动收集
业务前期需要通过线下会展、线上营销等方式进行市场调研，收集市场资料；业务中也经常需要向多个供应商收集与原材料相关的文件资料。
云盘支持文件快速收集，在云盘上创建存储资料的文件夹，发起收集并生成收集链接，将其发给业务同事或外部供应商，同事或供应商在规定时间内点击链接上传资料即可。
2
全部业务资料统一存储、快速查询
业务过程中，询价资料、客户订单、合同、产品设计图、供应商资料、采购订单、原料到货清单及照片、物流订单、仓库数据、财务结账单、发票、报关资料等全部文件资料分门别类统一存储在企业云盘上。
员工随时随地在云盘上搜索获取文件、图片、视频、音频、图纸等各类资料。
3
业务文件/资料秒速分享
业务过程中，产品介绍、产品设计图、样品图等资料时常需要给到企业之外的客户、供应商们查看。
借助云盘，员工只需将存储在云盘上固定位置的文件资料一键分享，生成分享链接发给客户、供应商，客户、供应商点击分享链接即可查看文件资料。
内部员工之间也可以通过云盘的文件分享能力秒速获取资料。
4
员工之间高效在线协作
员工之间通过云盘实现客户订单、合同、采购订单、产品资料、供应商资料、仓库货品等资料的实时共享，有权限的员工登录云盘就可以在线预览文件，也可以多人同时在线编辑同一份文件、并在线评论发表沟通意见。
各方之间无需来回传输和轮流修改文件。
5
云端/本地资料实时同步
云盘中的常用文件夹比如供应商资料、采购合同、产品资料等，支持同步至各个员工的电脑本地。
有人在电脑本地更新了同步文件夹中的文件内容，会实时同步至云盘的云端文件夹，共享给其他参与协作的伙伴，云端内容更新后也会实时同步至其他伙伴们的电脑本地。
6
资料信息全方位防泄露
产品图纸、供应商资料、客户资料等机密文件一旦落地即自动加密，员工在职时可以通过受企业控制的终端设备打开、编辑文件，其他情况下打开则为密文状态，无法查看。
并可以对文档设置禁止截屏，禁止打印，只允许在本文档内进行复制，禁止把A文档中的内容复制到B文档等，确保离职员工无法带走企业核心机密。
3
典型客户案例
杭州升莱制冷设备有限公司
业务范围：主要从事制冷、空调设备、其他零件设备销售等产品的进出口及进出口代理业务，主要市场为第二世界国家及世界各地区。
文件管理需求：
1
国内外客户信息、合同、产品信息等资料没有统一的管理、存储平台。
2
业务员在跟客户沟通过程中，需要发送公司资质、产品图片等资料。邮件发送不能添加大附件。
3
出口时，采购和业务人员需要向单证人员提供工厂装箱资料、出口合同、出口商业发票、装箱单等文件；多个人同时向单证发送资料时，单证人员容易资料错漏和混淆；另外也不便于总经理了解工作进度。
使用360亿方云企业云盘后，公司有了自己的文件集中管理平台，将产品图片、视频、功能说明书、资质、合同等文件资料都上传到云盘上进行备份和存储，方便公司统一保存，方便员工随时取用。
360亿方云为外贸行业用户提供专业的企业云盘应用解决方案，助力外贸行业信息化加速发展、业务有序推进，目前已为6000+外贸企业提供专业服务。
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